Hacer más con menos, planificando el transporte público aeroportuario (vídeo)
Software para la Planificación del Transporte Público Aeroportuario
CODICE no es sólo una herramienta de planificación del transporte público aeroportuario, sino la clave para maximizar la eficiencia y ajustar los costes. Si desea una presentación de nuestros productos y servicios indíquenos la siguiente información aquí.
CODICE ayuda a nuestros clientes resolver a sus problemas de planificación y optimización de recursos de una manera sencilla, completa y robusta, contestando a las siguientes 5 preguntas que describen qué es planificar para CODICE:
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Qué necesito para hacerlo?
- ¿Cómo hay que hacerlo?
- ¿Quiénes van a hacerlo?
- ¿Cuándo hay que hacerlo?
CODICE para todos
¿Qué servicios proporciona su empresa? ¿Rampa?, ¿Pasaje?, ¿Coordinación?, ¿Cargo?, ¿Limpieza?, ¿Catering?,… En cualquier caso CODICE es la herramienta perfecta para cubrir sus necesidades.
Además, el tamaño no importa: La distribución estándar de CODICE es suficientemente potente como para cubrir las expectativas de los planificadores más exigentes. Y si necesita adaptaciones, las tendrá lista en muy poco tiempo, ya que CODICE se ha construido sobre un entorno orientado a la configuración rápida de nuevas funcionalidades.
Automatización y Optimización
Realizar una planificación del servicio es una tarea compleja y laboriosa. De hecho está reconocido en la literatura matemática como uno de los problemas más difíciles de resolver. Por este motivo la automatización de la planificación representa una gran aportación a la organización al hacer del proceso de planificar un proceso repetible y libre de errores. Si además de la automatización le añadimos la capacidad de obtener planificaciones optimizadas estamos aportando a la organización la seguridad de estar trabajando de la forma más eficiente posible y además contribuyendo a la sostenibilidad del planeta añadiendo funcionalidades para planificación del los vehículos eléctricos.
Planificaciones óptimas para gente real
La reducción de costes es un objetivo crítico en todas las organizaciones y en general en la planificación del transporte público. Sin embargo, las planificaciones deben ser asignadas a personas. El motor de optimización de CODICE permite reconciliar estos dos mundos aparentemente opuestos, obteniendo planificaciones de alta eficiencia al mismo tiempo que puede tener en cuenta el bienestar y las preferencias de los empleados.
Sencillez para alinear al planificador con los objetivos de la compañía
CODICE acerca al planificador a los indicadores de calidad que realmente importan, suministrando los análisis clave actualizados en tiempo real. Aspectos tan importantes de una planificación como el estar seguro de que todo el servicio está asignado, estar seguro de estar cumpliendo la normativa laboral y ser conscientes de la productividad de la planificación.
Ediciones ágiles
No toda la casuística que se puede presentar puede estar cubierta por la automatización, por este motivo CODICE pone a disposición del planificador poderosas herramientas para poder modificar manualmente la planificación. Estas herramientas facilitan enormemente el trabajo del planificador al guiarle en función de las circunstancias hacia la mejor decisión. Así, por ejemplo, el sistema puede sugerir el mejor candidato a recibir horas extra, permite intercambiar turnos con un clic o recuperar los turnos previos de un recurso al eliminar un periodo de baja previsto.
Descubra cómo CODICE mejora cada fase de la planificación
Identifique la cantidad óptima de autobuses y conductores que necesitará para cubrir el servicio previsto
- Identifique el número de turnos y de autobuses necesarios para cubrir el servicio previsto cumpliendo con la legislación vigente
- Prepare los presupuestos para su organización a partir de los recursos necesarios, tanto materiales como humanos
- Analice mediante escenarios el impacto en sus operaciones ante posibles eventualidades tales como la prestación de servicio a nuevos clientes, modificaciones de la legislación laboral, o reducciones de plantilla
Planifique su plantilla y su flota a semanas de su entrada en operación
- Ajuste las reglas para su plantilla, definiendo, si existen, las peculiaridades de cada trabajador (acuerdos, base, tipología de contrato, …)
- Planifique formación, vacaciones y ausencias conocidas
- Cree cuadrantes óptimos de alta eficiencia respetando las preferencias de los empleados
- Obtenga el coste real de su planificación y compare con el presupuesto
Cubra las bajas de última hora o los nuevos servicios antes de que la operación comience en la planificación del transporte público.
- Seleccione al mejor candidato para cubrir una ausencia a partir de una lista de empleados generada por el sistema
- O busque al mejor candidato para cubrir un nuevo servicio de última hora que debe planificarse.
- Apruebe las peticiones de cambio de turno
- Verifique continuamente que el servicio está asignado.
- Confíe en la verificación automática de restricciones
Explote la información una vez la operación ha finalizado
- Compare el registro de presencia con la planificación
- Genere los factores de nómina
- Analice los datos históricos mediante potentes cubos
Cuáles son los módulos con los que cuenta CODICE para la planificación del transporte público
El sistema dispone de una serie de funcionalidades que permiten al usuario calcular fácilmente la carga de trabajo que hay que asignar para cubrir el los horarios de vuelo predefinidos de manera correcta. Estas herramientas han sido diseñadas con la flexibilidad del marco de manera que puedan ser fácilmente modeladas acorde a las necesidades de cada compañía.
Gestión vuelos programados
Permite al usuario realizar las siguientes tareas:
- Importar los vuelos programados desde una base de datos externa o desde una hoja de excel.
- Gestionar los vuelos importados.
- Obtener informes de los vuelos programados
El usuario puede importar el programa de vuelos para un día, una semana o para un periodo a definir en el sistema, cuando desee.
Cálculo de la carga de trabajo
Permite al usuario realizar las siguientes tareas:
- Gestionar los estándares de compromiso
- Transformar los vuelos en actividad para ser asignada usando los estándares de compromiso.
- Administrar la actividad construida en el paso anterior.
La flexibilidad del marco nos permite configurar las reglas de compromiso acordes con los requisitos de cada compañía. La puesta en marcha de los estándares de compromiso es muy configurable y no límite de posibles atributos. Los estándares de compromiso también podrían considerar fórmulas, perfiles de llegada o aplicar ponderaciones a un estándar de compromiso determinado o para garantizar la prioridad de que esta determinada regla se aplique durante un proceso de planificación..
Las siguientes imágenes representan un ejemplo de estándares de compromiso:
Teniendo en cuenta los vuelos programados y las reglas activas, el sistema automáticamente genera la carga de trabajo (recursos, demanda), esto es, el número y tipo de tareas que tienen que ser programadas.
Esta funcionalidad se puede usar tanto para personal como para equipo. Si usamos estas reglas para el personal obtendremos la carga de trabajo de los recursos, si usamos reglas para el GSE, obtendremos la carga de trabajo del material.
Es importante destacar que el cálculo se realiza automáticamente, esto es: el usuario no tiene que hacer nada para obtener la carga de trabajo. Es un mecanismo muy flexible, el usuario puede modificar parámetros en los vuelos o en las reglas y ver automáticamente el impacto que tiene en la carga de trabajo.
Una vez se ha importado la programación de vuelos y las reglas de compromiso se han aplicado para generar la actividad, el motor de optimización puede calcular la carga de trabajo, esto es: la cantidad y tipo de turnos óptimos para cubrir la actividad.
El objetivo del motor de optimización en el módulo dimensionamiento es calcular el plan de turnos óptimo. El plan de turnos es el número de turnos necesario para cubrir la carga de trabajo de un día. Generalmente con la optimización se reduce el número de turnos hasta el mínimo necesario, pero se pueden introducir otros criterios como el equilibrio entre los distintos tipos de turnos (Turnos partidos con descanso, por ejemplo) o el uso de horas extra.
En el módulo de dimensionamiento hay dos tipos de restricciones:
- Skills. – Restricciones que le indican al sistema qué recursos pueden ser asignados a qué tareas
- Turnos. – Restricciones que incluyen todos los convenios sobre el máximo tiempo de trabajo y el tiempo mínimo de descanso.
La optimización se realiza utilizando unos criterios de optimización. Los más comunes son los criterios de maximización de la productividad, esto es, calcular los turnos con los cuales se pagará un número mínimo de horas para cubrir la actividad. Sin embargo, se pueden añadir otros criterios de optimización después de realizar un análisis detallado con el equipo de planificación, por ejemplo:
- Uso de horas extra en los turnos. Estas horas tienen un coste extra; Este coste extra consigue una mayor productividad.
- Uso cruzado. Si se permite, podríamos introducir los criterios de uso cruzado en los turnos, como por ejemplo, «distribuir los cambios de skill entre todos los turnos”.
- Permitir descubiertos
El resultado del cálculo automático de un día es un plan de turnos, es decir, un conjunto de turnos, cada uno perteneciente al tipo de turno permitido, que cubren de manera óptima la actividad.
El sistema ofrece los siguientes indicadores de turnos:
- Horas de trabajo. Formato hh:mm.
- Horas de descanso. Formato hh:mm.
- Horas de tarea. Formato hh:mm.
- Productividad (horas de tarea divididas por horas de trabajo). En porcentaje, con dos decimales.
- Horas inactivas (aprovechables). Formato hh:mm.
El sistema permite añadir nuevos indicadores para adaptarse a las necesidades de cada compañía.
El cuadrante incluye todas las funcionalidades para generar de manera óptima los calendarios de recursos, es decir: asigna los turnos de manera óptima al personal de manera que cubra la actividad.
El módulo de asignación incluye un motor de cálculo que puede asignar turnos automáticamente al personas atendiendo a distintos criterios, teniendo en cuenta la legislación vigente.
Staff
El sistema permite almacenar tanto personal como sea necesario. Para cada recurso, se pueden almanecar tantas propiedades como necesite la compañía. El sistema permite definir tants propiedades específicas del personal como sea necesario.
Todas las propiedades de los recursos pueden ser almacenadas en una base de tiempo, es decir, teniendo en cuenta que el valor de una propiedad asociada a un recurso puede cambiar su valor a lo largo del tiempo.
Actividad a planificar
La actividad a planificar en el cuadrante depende de qué aproximación escojamos.
- Dos pasos. En esta aproximación, el usuario ha usado previamente el módulo de dimensionamiento par calcular qué turnos tienen que ser asignados cada día. la actividad a planificar en el cuadrante es entonces el conjunto de turnos calculado en el Módulo de Dimensionamiento.
- Un paso. En esta aproximación no es necesario pre-calcular los turnos con el Módulo de Dimensionamiento porque el sistema permite calcular turnos y al mismo tiempo asignarlos al personal. En este caso la actividad a planificar en el cuadrante es la carga de trabajo calculada en el Módulo de Generación de Actividad.
La aproximación en dos pasos es la correcta cuando el personal es homogéneo y la actividad no cambia, por lo que se pueden definir «tipos de día». Si el personal es heterogéneo, por ejemplo hay grupos con distintos convenios o diferentes capacitaciones, o si la actividad es variable, por ejemplo, vuelos de charter, entonces la aproximación en un paso es mejor, ya que es capaz de reaccionar a los cambios diarios.
Restricciones
Las restricciones son condiciones que deben ser cumplidas en el cálculo de una solución. En caso de contrucción óptima de cuandrantes, nos referimos a las regulaciones laborables que establece cómo asignar el trabajo a los empleados de manera legal en un periodo concreto.
El sistema tendrá en cuenta varios tipos de restricciones, por ejemplo:
- Descanso mínimo entre turnos.
- Restricciones de días libres. En este caso el sistema puede trabajar de dos maneras diferentes:
- Por patrones.
- Por cuadrante flexible, que significa que se le da al sistema la libertad de determinar dónde asignar los días libre en función de una serie de reglas.
- Cualificaciones: El sistema puede controlar qué empleados tienen la capacitación adecuada para cada tarea de acuerdo a sus características y dependiendo de las necesidades especiales de cada tarea/turno. Si un empleado tiene más de una capacitación, se activa el uso cruzado.
- Disponibilidad (actividades pre-asignadas). Los usuarios pueden introducir disponibilidades futuras de los empleados (descansos obligatorios, ausencias, formación, vacaciones, bajas por enfermedad) para que el cálculo automático lo tenga en cuenta durante la planificación.
- Condiciones de contorno. – el cuadrante para un periodo debe estar alineado con el final del cuadrante del anterior periodo.
- Restricciones de turnos
Criterios
Los criterios de optimización establecen las condiciones que deben conseguirse en el proceso de construcción del cuadrante. La flexibilidad del sistema permite definir, junto con el equipo de planificación, qué criterios deben ser tenidos en cuenta y con qué prioridad. Ejemplos de criterios de optimización son:
- Costes del cuadrante
- Cobertura
- Preferencias del empleado
- Criterios de ergonomía
- Equidad
El sistema proporciona una pantalla al usuario para ver y gestionar la planificación del calendario de los empleados. Esta pantalla es el cuadrante:
El visor del cuadrante incluye visores adicionales que proporcionan información extra.
Visor de asignación. El visor de asignación proporciona al usuario una tabla de información sobre los requisitos calculados en el módulo de planificación y que deben ser asignados cada día indicando si son asignados o no a un empleado, indicando qué empleado. El sistema alerta al usuario si un servicio tiene que ser asignado en un día que no está asignado.
Gracias a este visor, el usuario puede estar al tanto, en todo momento, de los problemas en la asignación del servicio de uno o varios días.
Visor del detalle de asignación. Proporciona al usuario información en el cuadrante en una lista. El usuario puede ver los detalles de la zona seleccionada o de días seleccionados. A su vez, puede organizar, filtrar y exportar en otros formatos la información mostrada.
Visor de detalle
Cobertura. Este visor proporciona una comparación entre la actividad calculada en el cálculo de recursos necesarios y el personal disponible en cada momento, de este modo el planificador puede evaluar rápidamente cuando hay sobrecoberturas o descoberturas.
Verificación de restricciones. Este visor proporciona una verificación en línea de todas las reglas, cada vez que un usuario introduce un cambio manualmente en la planificación que va en contra de una regla el sistema despliega un aviso.</>
Además del cálculo automático, el sistema proporciona herramientas para actualizar el cuadrante. Estas herramientas pueden ser:
- Herramientas para modificar manualmente el cuadrante de los empleados. Ejemplos de cambios manuales:
- Asignación de libres (vacaciones, días libres, etc.).
- Borrar un libre.
- Asignación/desasignación de un turno/tarea.
- Intercambio de turnos.
- Escribir un comentario en una celda.
Herramientas para actualizar la actividad. El usuario actualiza el plan de vuelo con los cambios de última hora. El sistema automáticamente recalcula la actividad con el plan de vuelo actualizado y muestra al usuario si hay problemas de descobertura en el cuadrante.
Todas las modificaciones manuales del cuadrante refrescan automáticamente los tiempos de cuenta y todos los visores como el de cobertura o verificación de restricción.
El sistema puede administrar en línea las diferentes cuentas de tiempos de los empleados; Esta gestión se hace con los contadores. Los contadores son un sistema de elementos que contabiliza las asignaciones de los empleados para ofrecerle al usuario información adicional sobre las planificación de los empleados. Algunos ejemplos de contadores son:
- número de días de vacaciones en un periodo determinado
- número de bajas por enfermedad
- número de días libres
- número de días de formación
- número de horas trabajadas
- número de horas extra
- …
Una empresa de transporte de viajeros por carretera debe controlar que los medios que utiliza para el transporte, básicamente vehículos y conductores, están al día en el cumplimiento de la legislación respecto a las diferentes licencias o permisos de los que deben disponer, como por ejemplo la licencia de conductor o las inspecciones técnicas periódicas que deben de pasar los vehículos.
El módulo para la gestión de licencias es un módulo que permite a los planificadores llevar una gestión clara de las diferentes licencias que cada empleado y cada vehículo debe tener en función de sus características.
A través de este módulo el planificador puede crear las diferentes licencias que debe controlar y asignárselas cada conductor y/o vehículo indicando en cada caso las fechas de validez de la licencia. El sistema se encargará de avisar a los planificadores con antelación acerca de las licencias próximas a caducar de forma que el planificador pueda iniciar las gestiones pertinentes para la renovación.
Este módulo funciona de forma coordinada con el módulo para la asignación y seguimiento del servicio.
Cuando una licencia de un vehículo/conductor está próxima a expirar, según el número de días de preaviso, el sistema emite una alerta y comunica a los usuarios los detalles de la licencia a punto de caducar.
El módulo de asignación de periodos de vacaciones permite automatizar el proceso de asignación del periodo vacacional a los empleados asegurando que en cada momento no haya más personal de vacaciones que el indicado.
Este módulo permite integrar la información de la planificación obtenida con CODICE con el sistema de ayuda a la explotación. Esta integración opera a dos niveles:
- Integración del servicio. Permite traspasar el servicio calculado con CODICE para un determinado periodo de tiempo al sistema de ayuda a la explotación.